ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ИТОГОВЫЙ ЗАЧЕТ
1. Понятие «делопроизводство» - это:
а) система хранения документов;
б) составление документов;
в) документирование и организация работы с официальными документами.
2. Понятие «документирование» - это:
а) оформление документа;
б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;
в) исполнение документа.
3. Закончите предложение. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
б) подшивки в дело;
в) завершения исполнения или отправления.
4. Как называется документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)?
а) Черновой документ.
б) Беловой документ.
в) Подлинный документ.
5. Как называется документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их?
а) Копия.
б) Черновик.
в) Оригинал.
6. Как называется совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению?
а) Система документации.
б) Стандартизация.
в) Унификация.
7. Что такое «термин»?
а) Слово или словосочетание, применяемое для обозначения специальных понятий.
б) Мысль, в которой обобщаются и выделяются предметы некоторого класса по определенным общим и в совокупности специфическим для них признакам.
в) Форма, вид чего-либо, обладающие существенными качественными признаками; образец, модель для чего-либо.
8. К типам документов не относится:
а) текстовый;
б) печатный;
в) рукописный.
9. Носителем информации выступает:
а) файл;
б) память;
в) документ.
10. Приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию - это:
а) типология;
б) унификация;
в) сортировка.
11. К числу наиболее юридически значимых реквизитов не относится:
а) наименование организации;
б) печать;
в) указание на вид документа.
12. Как расшифровывается аббревиатура ОРД?
а) Областной распорядительный департамент.
б) Организационно-распорядительные документы.
в) Организационно-распорядительный департамент.
13. Повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, - это:
а) отпуск;
б) черновик;
в) дубликат.
14. Какая форма работы с документами в управленческом аппарате не существует?
а) Прямая.
б) Централизованная.
в) Смешанная.
15. В каких учреждениях создается управление делами?
а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
в) В министерствах и ведомствах.
16. В каких учреждениях создаются канцелярии? а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
в) В министерствах и ведомствах.
17. В каких учреждениях создается общий отдел?
а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
в) В министерствах и ведомствах.
18. Организация делопроизводства - это:
а) правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении;
б) указания руководителя организации;
в) желания начальника службы ДОУ.
19. Какая характеристика документооборота не является основной?
а) Маршрут движения.
б) Наличие курьера.
в) Время, затраченное на прохождение документов по маршруту.
20. Какие документопотоки по направлению не существуют?
а) Горизонтальные потоки.
б) Вертикальные потоки.
в) Спиральные потоки.
21. Документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы, составляют:
а) входящий документопоток;
б) исходящий документопоток;
в) внутренний документопоток.
22. Документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы, составляют:
а) входящий документопоток;
б) исходящий документопоток;
в) внутренний документопоток.
23. Какое направление не образуют входящие документы?
а) Руководству организации.
б) Непосредственно специалистам.
в) Секретарю начальника.
24. С чего начинается исполнение документа?
а) Со сбора информации по вопросу.
б) С совещания в кабинете руководителя.
в) С издания приказа об исполнении документа.
25. Какие документы не регистрируются?
а) Документы, на которых нет почтовых марок.
б) Документы, адресованные руководителю.
в) Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения.
26. Сколько раз должны регистрироваться документы?
а) Один раз.
б) Два раза.
в) Три раза.
27. Когда должны регистрироваться внутренние документы?
а) В день создания.
б) В день подписания или утверждения.
в) В день обсуждения.
28. Какая форма регистрации документов не существует?
а) Журнальная.
б) Карточная.
в) Газетная.
29. Какая форма регистрации документов не применяется в организациях, имеющих большой документооборот?
а) Журнальная.
б) Карточная.
в) Автоматизированная электронная.
30. Как устанавливается срок исполнения документа, если его не указал руководитель?
а) По решению секретаря.
б) На основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.
в) В зависимости от ситуации.
31. Что следует сделать с исполненным документом?
а) Передать руководителю.
б) Вернуть составителю.
в) Подшить в дело в соответствии с номенклатурой дел.
32. Когда происходит снятие документа с контроля?
а) В конце календарного года.
б)Только после полного исполнения документа.
в) По решению исполнителя.
33. Где следует зафиксировать результат исполнения документа?
а) В регистрационной карточке.
б) На самом документе.
в) Нигде.
34. Кто может снять документы с контроля?
а) Служба безопасности организации.
б) Дежурный по офису.
в) Должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель.
35. Кто выполняет всю работу с документами в организациях, не имеющих внутренней организационной структуры?
а) Секретарь.
б) Руководитель.
в) Начальник отдела кадров.
36. Специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции, - это:
а) экспедиция;
б) архив;
в) почта.
37. Другое название Центра подготовки документов - это:
а) архив;
б) машинописное бюро;
в) бухгалтерия.
38. Подготовка должностной инструкции осуществляется службой делопроизводства без участия:
а) архива;
б) бухгалтерии;
в) юридической службы.
39. Кто утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов?
а) Руководитель организации.
б) Главный бухгалтер.
в) Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
40. Каким документом задается движение документов?
а) Резолюцией руководителя.
б) Справкой с подписью главного бухгалтера.
в) Выпиской из архива.
41. Что означает сокращение «рп» в регистрационной карточке?
а) Рапорт.
б) Распоряжение.
в) Распорядительный приказ.
42. Что не относится к видам обращений граждан?
а) Предложения.
б) Просьбы.
в) Заявления.
43. Какой формат бумаги не используется для изготовления регистрационных карточек?
а) А4.
б) А5.
в) А6.
44. Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку, - это:
а) дело;
б) индивидуальная номенклатура дел;
в) примерная номенклатура дел.
45. Какой вид номенклатуры дел не существует?
а)Типовая.
б) Примерная.
в) Ежегодная.
46. Какое условие является обязательным при объединении нескольких дел в одно?
а) Дата составления документа.
б) Совпадение сроков хранения документов.
в) Содержание документа.
47. Какое требование не относится к составлению заголовков дел?
а) Образность.
б) Краткость.
в) Четкость.
48. Как устанавливается срок хранения документов?
а) По усмотрению руководителя кадровой службы.
б) При помощи «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».
в) По приказу руководителя.
49. Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в «Перечне ...», то сроки их хранения согласовываются с:
а) с начальником отдела кадров;
б) с руководителем организации;
в) с экспертной комиссией.
50. Какая графа номенклатуры дел заполняется после окончания календарного года?
а) Первая (индекс дела).
б) Вторая (заголовок дела).
в) Третья (количество единиц хранения).
51. Когда дела делят на тома (части)?
а) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 100 страниц.
б) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 250 страниц.
в) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 500 страниц.
52. Когда вводится в действие номенклатура дел?
а) С 1 -го января следующего календарного года.
б) В конце календарного года.
в) В течение года.
53. Когда следует раскладывать документы в дела?
а) Ежедневно в течение года.
б) В конце месяца.
в) В конце года.
54. Куда передают документы, законченные делопроизводством?
а) Оставляют на месте.
б) Относят в кабинет начальника.
в) Сдают в архив организации.
55. Как действует экспертная комиссия?
а) Постоянно.
б) 1 раз в полгода.
в) 1 раз в год.
56. Какие документы относятся к документам временного хранения?
а) Имеющие срок хранения до 10 лет.
б) Имеющие срок хранения до 15 лет.
в) Имеющие срок хранения до 20 лет.
57. Что является датой дела, содержащего распорядительную документацию?
а) Не имеет значения.
б) Даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
в) Расположение документов секретарем руководителя.
58. На обложках каких дел не указываются даты?
а) На обложках дел, имеющих постоянный срок хранения.
б) На обложках дел, имеющих срок хранения свыше 15 лет.
в) На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты.
59. Какие дела не передаются в архив организации?
а) По личному составу.
б) Имеющие срок хранения до 5 лет.
в) Дела постоянного хранения.
60. Что следует обязательно удалять при обработке документов постоянного и длительного хранения?
а) Все металлические скрепления.
б) Подписи работников.
в) Документы, созданные от руки.
61. Что вшивается в начале дела перед документами?
а) Лист для заверительной записи.
б) Листы внутренней описи дела.
в) Лист для подписи руководителя и начальника отдела кадров.
62. Какую информацию должна содержать внутренняя опись документов дела?
а) Ф.И.О. руководителя организации.
б) Ф.И.О. исполнителя каждого документа.
в) Сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле.
63. Функцией службы ДОУ не является:
а) систематизация документов;
б) оформление документов;
в) хранение документов.
64. Срок хранения документа исчисляется:
а) с 1 января того года, который следует за годом окончания дела;
б) с 31 декабря года окончания дела;
в) с момента окончания дела.
65. Когда заполняется третья графа номенклатуры дел?
а) Ее значение переходит из года в год.
б) В конце года.
в) Сразу при заполнении номенклатуры.
66. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами - это:
а) оформление дела;
б) архивация;
в) экспедиция.
67. Что составляется в делах для учета количества листов?
а) Содержание.
б) Внутренняя опись.
в) Заверительная запись.
68. Дела какого срока хранения могут оформляться частично?
а) Временного (до 10 лет включительно).
б) Временного (свыше 10 лет).
в) Постоянного.
69. Архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, - это:
а) каталог;
б) журнал учета;
в) опись дел.
70. Направление документов в электронный архив происходит:
а) сразу по завершении работы с ним;
б) при подведении годовых итогов;
в) при наступлении нового отчетного года.
